Con la circolare prot. n. 300/STRAD/1/0000012116.U/2025 del 18 aprile 2025, il Ministero dell’Interno ha chiarito che, ai fini dell’adempimento dell’obbligo di esibizione dei documenti, è possibile utilizzare documenti informatici, purché siano rispettate specifiche condizioni. La circolare precisa che sono stati sollevati alcuni quesiti riguardo alla possibilità di dimostrare, durante i controlli su strada, l’esistenza di un regolare rapporto di lavoro tra il conducente e l’impresa di trasporto passeggeri – sia per i servizi di linea sia per i servizi di noleggio con conducente – mediante documentazione digitale.
L’obbligo di comprovare tale rapporto deriva dall’art. 5, comma 2, lett. c) del d.lgs. n. 285/2005 per i servizi di linea e dall’art. 6, comma 2, della legge n. 218/2003 per i servizi di noleggio con conducente. Entrambe le norme prevedono l’utilizzo della dichiarazione sostitutiva di cui all’art. 47 del d.P.R. n. 445/2000. Le modalità di presentazione di tali dichiarazioni sono disciplinate dall’art. 38 dello stesso decreto, integrato dall’art. 65 del d.lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD).
L’art. 65 del CAD stabilisce che le istanze e le dichiarazioni trasmesse telematicamente sono valide se sottoscritte secondo una delle modalità previste dall’art. 20 del CAD. Pertanto, salvo i casi in cui la normativa imponga una forma specifica, i documenti che attestano determinate situazioni possono essere esibiti in formato digitale tramite smartphone, tablet o dispositivi equivalenti, quando recano una firma digitale o quando sono formati con modalità che garantiscano sicurezza, integrità, immodificabilità e chiara riconducibilità all’autore.
Considerata la portata generale delle disposizioni del CAD, finalizzate alla digitalizzazione dei rapporti tra Pubblica Amministrazione, cittadini e imprese, nonché il processo di dematerializzazione in atto, si ritiene che l’obbligo di esibizione dei documenti durante i controlli possa essere assolto anche mediante documenti digitali conformi ai requisiti del Capo II del CAD e alle relative Linee guida AGID emanate ai sensi dell’art. 71.
Ai sensi dell’art. 22 del CAD, inoltre, un documento informatico ottenuto dalla copia di un documento analogico ha la stessa efficacia dell’originale quando la sua conformità è garantita tramite firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata.
Qualora vengano presentati documenti informatici non conformi al CAD o alle Linee guida AGID, l’organo accertatore può non riconoscerne l’efficacia probatoria, motivando tale decisione.
La circolare ricorda infine che, nel settore della circolazione stradale e in particolare dell’autotrasporto, esistono già diverse disposizioni che consentono l’esibizione di documenti digitali in alternativa a quelli cartacei. Tra questi, il documento che attesta il titolo e la durata della disponibilità di un veicolo immatricolato all’estero (art. 93, comma 2, Codice della Strada), per il quale la circolare n. 9865/2022 del 23 marzo 2022 ha già riconosciuto la validità del formato digitale; il contratto di locazione o il contratto di lavoro del conducente da tenere a bordo (art. 84, comma 4‑quater, Codice della Strada); e la documentazione contenente le norme di comportamento per l’uso corretto del tachigrafo (art. 6 del d.lgs. 144/2008, come modificato dalla legge n. 166/2024).